Arbeid med risiko - økt 2

Kartlegging av HMS-utfordringer

De formelle kravene

HMS-arbeidet i alle bedrifter skal være risikobasert - m.a.o. tiltakene skal rettes mot de forhold som dere finner fram til når dere vurderer risiko. Dette betyr at dere må kjenne risikoen i egen bedrift og ha metoder for å holde oversikt over risikoen. Risikobegrepet som brukes er sammensatt og inneholder de problemer, farer og utfordringer bedriften står overfor.

Utgangspunktet er teksten i forskriften: Virksomheten skal "kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene".
Kartleggingen skal dokumenteres skriftlig.

Videre sier veiledningen at : "internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivingen."

Alle bedrifter skal skaffe seg kjennskap til sin egen risiko og de får altså en god mulighet til å lage en løsning som er deres egen - som er skreddersydd for dem.

De fare-områder som skal kartlegges finnes innen:

Norges Vassdrags og Energiverk har også bestemmelser for Kraftforsyningens Beredskapsorganisasjon (KBO) i forhold til branner og ulykker.

Næringslivets Sikkerhetsorganisasjon (NSO) har krav til industrivernet om en risikoanalyse (dimensjonerende grovkartlegging).

Det skal på energiverket etableres en rutine for systematisk kartlegging av arbeidsoperasjoner og aktiviteter som kan medføre fare eller problemer med hensyn til HMS (herunder også brann). Sjekk spesielt høyrisiko arbeid i forhold til nedskrevne arbeidsprosedyrer. Basert på etablert rutine eller prosedyre vil det deretter utarbeides planer for tiltak i den hensikt å redusere identifisert risiko

Dette er store og vidtfavnende områder som krever mye av de ansatte i en virksomhet. Samtidig gir mange av lovverkets bestemmelser grunnlag for skjønn og følgelig forskjellige meninger om mulige løsninger.

Eksempler på utfordringer en virksomhet står overfor kan være:

Kontrollspørsmål:

  1. Nevn de 4 viktigste risikoområdene i din bedrift

  2. Vurder forholdet mellom "krav i lov og forskrift" og "risikokartlegging"

Kartleggingsmetoder

Standarder for risikoanalyser.

Det finnes standarder for risikoanalyse: En formell risikoanalyse kan følge Norsk Standard (NS) 5814. Standarden inneholder en systematisk tilnærming til arbeidet: Man beskriver det som skal risikoanalyseres (objektet) slik at omfanget er klart. Så etableres en arbeidsgruppe og man går i gang med å identifisere mulige farer.
Deretter går man i gang med å vurdere konsekvens og sannsynlighet for hendelser. Neste skritt blir å vurdere muligheten for å redusere konsekvens og/eller sannsynlighet. Detter kommer turen til å foreslå tiltak. De kan være av mange slag: tekniske, menneskelige, systematiske. Bak det hele ligger akseptkriteriene: hva kan en akseptere eller være med på. Dette er ofte svært vanskelig: hvor stort sykefravær skal aksepteres, hvor mange ganger skal en godta ansatte som går inn i spenningsatte anlegg, hvor mange tilfelle av mobbing kan en ha? Risikoanalysen skal munne ut i en rapport med beskrivelser av det en har funnet. Det er også ønskelig at berørte parter får informasjon om hva en fant ut.

I forbindelse med HMS-arbeidet stilles det ikke formelle krav til analysen, og mange metoder kan anvendes.

Kontrollspørsmål:

  1. Nevn eksempler på akseptkriterier som passer for din bedrift

  2. Beskriv det "objektet" som skal omfattes av din risikokartlegging

Gjennomføring HMS-kartlegging

En begynner vanligvis med en grovanalyse - skaffer seg en oversikt over hva som er de store utfordringene. En får da et utvalg av forhold som framstår som problematiske eller et fugleperspektiv over saker en bør ta fatt i.

I første omgang kan en slik grovanalyse være tilstrekkelig og gi grunnlag for det videre arbeid med handlingsplaner. Mange bedrifter går så videre og velger å bruke en risikoanalyse til fordypning.

Skal en vurdere risiko fullstendig bør en ta med seg virksomhetens målsetting. Her kan det finnes presiseringer til lovens krav eller tilleggskrav som skal oppfylles.

Helt sentralt står alle krav i lov og forskrift. En må sikre seg at en overholder kravene lovkravene. Her må en ta utgangspunkt i en kartlegging av lover og forskrifter og få satt opp en oversikt over de lover og forskrifter som gjelder for egen bedrift. Alle aktuelle lover og forskrifter må gås i gjennom og en må danne seg en mening om substansen i bestemmelsen samt alle viktige formelle krav. Deretter må det skje en fordyping.

Dette gjøres enklest ved å gå i gjennom listene over aktuelle lover og forskrifter. Det finnes også dataløsninger på markedet som kan være nyttige. Lovdata på internett kan også brukes.

Risiko i forbindelse med opinion eller folkemening bør også vurderes. En virksomhet kan komme i medias søkelys hvis det skjer negative ting rundt bedriften. Eksempler er ulykker, sykdommer relatert til jobb, arbeidskonflikter som kommer pressen for øre.

Økonomi er en sentral faktor i HMS-arbeidet ved at det ofte må investeres for at problemer skal løses. Det kan være store summer det er tale om - nye maskiner med større sikkerhet, ombygginger for å bedre brannsikkerheten, verneutstyr til ansatte etc.

Etiske problemstillinger har noen ganger vært framme der synet på menneskeverd og økonomi kan stå sentralt.

Informasjon om risiko finnes mange steder. Risikoforståelse bygges gradvis opp. Kilder for mulige farer er også hendelser/nestenulykker, vernerunder/inspeksjoner og undersøkelser som foretas. Her må det bygges opp en systematisk rapportering slik at risikoforhold avdekkes. Det kan være aktuelt å foreta legeundersøkelse av grupper ansatte for å kartlegge forhold i en avdeling, bruken av et kjemisk stoff el. lign.

Et firma har tatt i bruk "brainstorming" for å finne ukjente faktorer eller forhold som kan oversees. De ansattes fritidsaktiviteter er også trukket inn i vurderingene, ofte ved at det legges restriksjoner på ekstremsporter som hanggliding, fjellklatring etc.

Statistikker/databaser kan inneholde nyttig informasjon. I noen bransjer utarbeides det oversikter over hendelser og forhold som inntreffer. Det kan finnes nyttig informasjon her - hvilke skader er det som skjer, hvilke personer er involvert, hvilket arbeid er det som pågår nå skadene skjer etc.?

Revisjoner eller oppfølging av HMS-arbeidet skal gjennomføres. Her kan det også komme fram nyttig informasjon om det arbeidet som gjøres og de resultatene vi oppnår. Sentrale spørsmål er om vi har for mange avvik, om de er alvorlige, har vi klart å rette opp avvikene, fungere organiseringen vår.

Dette gir en samlet modell for risikokartlegging:

  1. Kartlegge lover og forskrifter
  2. Gjennomføre formell risikokartlegging
  3. Registrere hendelser/nestenulykker
  4. Foreta vernerunder/inspeksjoner
  5. Gjennomføre undersøkelser og målinger
  6. "Brainstorming" for å finne ukjente faktorer
  7. Vurdere fritidsaktiviteter
  8. Statistikker/databaser
  9. Revisjoner

Problem/risikovurdering er basis for alt HMS-arbeid. En må dra nytte av mange typer informasjon. Dette er kompetansekrevende og kan være tungt å få i gang i egen virksomhet. En må også involvere mange på alle nivåer, informasjon må nå ut til alle og det innebærer stadig fornyelse. Det dreier seg dypest sett om læring i eget firma som grunnlag for forbedringsarbeid.

Sjekklister brukes ofte ved risikokartlegginger. De kan ha svært forskjellig innhold og detaljeringsgrad. Her gjelder det å tilpasse de sjekklister en bruker til egne forhold.

Kontrollspørsmål:

  1. Ta for deg Forskrift Truck og truckkjøring (best. nr. 294). Hvilke krav inneholder den for din bedrift?
  2. Beskriv den samlede modell for risikokartlegging

Kartleggingsmetode basert på stikkkordliste (eksempel 1)

Nedenfor følger en sjekkliste som kan brukes i forbindelse med en kartlegging.

HMS-faktor

Forbedringsmulighet

Forslag

Arbeidsmiljø
   

Lokaler: egnethet, kvalitet

   

Krav til utstyr: kvalitet, vedlikehold, regulerbarhet

   

Mulighet for fysiske skader

   

Førstehjelp: rutiner, utstyr

   

Verneutstyr: kvalitet, tilgjengelighet

   

Støy fra maskiner/omgivelser

   

Underlag: demping, sklisikring

   

Lys: styrke, refleksjoner, flimring

   

Inneklima: varme, kulde, fukt, trekk, støv

   

Ensformig arbeid: variasjon

   

Fysiske belastninger: uheldige arbeidsstillinger

   

Arbeidsmengde: passe, for mye, for lite

   

Jobb alene eller i grupper

   

Hvilemuligheter, felles pauser

   

Helseundersøkelser: hørsel, hud, åndedrett, muskler etc.

   

Fungerende rutiner og instrukser

   

Opplæring tilpasset arbeidets innhold, krav til kvalifikasjoner

   

Skiftordninger og overtid

   

Ved skiftarbeid: tilfredstillende overgang mellom skiftene

   

Velferd, velferdsrom

   

Medbestemmelse: innhold i egen jobb, utvikling, ta opp forslag til endringer, egne løsninger

   

Mellommenneskelige forhold: støtte leder/kolleger, kontakt med andre

   

Karrieremuligheter, skifte av jobb

   

Trygghet i forhold til selskapets strategi, tillit til selskapsledelse

   

Trivsel

   

Belastning, stress

   

Konfliktløsning

   

Meningsfylt arbeid

   

Trakassering, mobbing

   

Muligheter for etterutdannelse, planer for etterutdannelse

   

Brann
   

Fare for brann, eksplosjonsfare

   

Brannvakter, opplæring

   

Sikkerhet ildsteder, varmeovner

   

Kjennskap branninstruks

   

Rømningsveier: ryddige, lette å følge

   

Brannskiller: vegger, branndører, åpninger

   

Slokkeutstyr, slokkevann

   

Øvelser

   

Orden og renhold: fjerning av brennbare materialer

   

Kontroll: vernerunder etc.

   

Forurensing
   

Avfallspapir

   

Elektronisk utstyr

   

Elektrisitet
   

Orden elektrisk opplegg

   

Kan noen ordne opp på stedet ved elektriske feil?

   

Forekommer jordingsfeil

   

Lysrør: utskifting, rutiner

   

Farlige situasjoner som følge av strømsvikt

   

Forekommer sikringsbrudd, varmgang kabler?

   

Kvalitet elektrisk vedlikehold

   

Generelt
   

Forskriftsmessig skilting: Tilstrekkelig, gjennomført, lett å forstå

   

Kvalitet opplæring i sikkerhetsrutiner, HMS

   

Informasjon om HMS-tilstanden

   

Oversikt og tilgjengelighet av relevante lover og forskrifter

   

Annet du mener må med

   

Denne listen - eller den man lager selv - gjennomarbeides og det lages en handlingsplan. Mange synes dette er for enkelt, men for mange kan det være en måte å begynne på.

Mange forhold kan tas med i en sjekkliste - her må det vurderes. Den komplette sjekkliste er utrolig lang og kan inneholde:

Annet: a) brann i PVC-isolert kabel e.l. ? b) utløsning av CO2-anlegg ?

Rutiner ved farlige arbeidsoperasjoner: høyspentarbeid, arbeid i master, arbeid under spenning, berøring med høyspent, roterende maskiner, fallskader, kraner og annet løfteutstyr.

Bedriftens beredskapsplan

Kontrollspørsmål:

  1. Suppler listen med relevante kontrollpunkter for din bedrift

  2. Vurder om en sjekklistebasert kartlegging passer hos dere.

Kartleggingsmetode basert på risikomatrise og tabeller (eksempel 2)

Formålet med denne risikokartleggingen er å gjennomføre en metode for kartlegging av alle HMS forhold ved en bedrift. Dette innebærer å avdekke de risikoer som bedriften har i forhold til arbeidsmiljø, brannsikkerhet, personsikkerhet og andre HMS relaterte områder

Risikokartleggingen gjennomføres med en fysisk gjennomgang av avdeling/bedrift og gruppemøter med personer fra forskjellige avdelinger. Gruppemøtene er gjennomført med 3-5 personer hvor disse har kommet med synspunkter på hva som er risikofylt ved deres egen arbeidsplass. Dette er gjort med en vurdering av sannsynlighet og konsekvens ved deres egne avdeling og arbeidsplass. De risikoforhold som er beskrevet av de ansatte er tilstedeværende.

Resultatet av risikogjennomgangen er satt opp i tabells form for de enkelte avdelinger. Her beskrives type hendelse som kan oppstå, konsekvensen for bedriften , sannsynligheten for at hendelsen skal oppstå, begrunnelse for hvorfor skaden kan skje og det er også en rubrikk for tiltak for reduksjon av risiko.

Konsekvens og sannsynlighet er gradert i: Stor - middels - liten. Andre graderinger kan brukes etter eget ønske. Gradering i tallskalaer fra 1 til 5 er brukt av noen.

Konklusjoner trekkes etter gjennomgåelsen av bedriften (eksempel):

Bedriften har et relativt lavt risikonivå innen HMS området, men det er allikevel forbedringspotensiale spesielt innen orden og ryddighet. I tillegg er det enkelte muligheter for personskader ved betjening av maskiner som må forbedres.

Målsettingen med en slik risikokartlegging er å avdekke de hendelser som kan påvirke HMS nivået i bedriften. Sannsynligheten sier noe om hvor ofte en slik situasjon kan oppstå. Konsekvensen sier noe om hvor alvorlig en slik hendelse kan bli for personer eller bedriften.

Risikokartleggingen er gjennomført ved gruppemøter/samtaler med avdelingsledere og miljøvernleder, samt fysiske besiktigelser og gjennomgang av HMS dokumentasjonen.

Vi vil lage en oversikt over risikoforhold i bedriften, finne årsakene til at fare kan oppstå , kartlegge konsekvensene og sannsynlighetene og skissere mulige tiltak. Målsettingen er også å utarbeide en metodikk som skal forenkle arbeidet med å gjennomføre en slik risikoanalyse. Metoden skal være slik at bedriften selv kan bruke metoden som en mal. Metoden skal også være et verktøy for å utarbeide handlingsplaner.

Dette skal da gi bedriften et enkelt og effektivt verktøy for å til enhver tid ha en oppdatert risikoanalyse slik reglene krever og for å oppfylle HMS forskriftens krav til kartlegging av risiko.

Metoden kan baseres på kjent grovanalyse utarbeidet av NSO. Denne grovanalysen er primært tenkt brukt for industrivern med brann og personrisiko, mens teknikken kan også benyttes for hele HMS området. Det er lagt vekt på å bruke gruppesamtaler som utgangspunkt for innhenting av data om HMS forhold ved bedriften. Ideen er at de ansatte selv vet mye om "hvor skoen trykker" dersom de blir penset inn på tankegang rundt det å systematisk avdekke HMS forhold i bedriften. Dette vil også forhåpentligvis gi en positiv effekt hos de ansatte, hvor de får følelsen av at de har kunnskap som er viktig for bedriften.

Psykososiale forhold tas ikke alltid med i slike kartlegginger fordi dette krever andre kunnskaper og metoder enn denne, og betraktes av mange som et eget fagområde som må tas separat. Meningene om dette er delte. Ofte er det akseptabelt at en første kartlegging kan følge dette systemet. Avdekkes dypere problemer bør faghjelp innkalles.

I denne risikokartleggingsprosessen er begrepene sannsynlighet og konsekvens brukt. De er beskrevet i tre nivåer, liten, middels og stor. Denne tredelingen er valgt fordi ytterligere oppdeling av nivåer vil kunne forvanske vurderingen som gjøres i gruppene sammen med representanter fra de forskjellige avdelingene. Dette vil være et godt utgangspunkt for å følge opp mulige hendelser med grundigere analyse av hvert enkelt tilfelle. Det er lagt til grunn følgende definisjon:

Sannsynlighet

Konsekvens person:

Konsekvens drift/miljø

Kartlegging av risiko

Resultatene av gjennomgangen er presenteres i etterfølgende tabeller for det enkelte område. Type hendelse er beskrevet. Hvilken konsekvens denne hendelsen kan ha for bedriften er vurdert i forhold til hvilke sikkerhetstiltak som er satt i verk.

Faktorer som teller inn er seksjoneringer, brannalarmanlegg, opplæring ansatte, systematisk vedlikehold av produksjonsutstyr, serviceavtale på utstyr etc. Det er gitt en begrunnelse for hvorfor hendelsen kan oppstå og få konsekvenser for bedriften. Tiltak for risikoreduksjon er foreslått.

Risikomatrise

Nedenfor er hver hendelse som er fremkommet under gjennomgangen satt inn i en matrise. Denne viser det risikobildet som bedriften har å leve med pr. idag.

Trekker vi en diagonal fra stor konsekvens til stor sannsynlighet får vi tre felter på oversiden. Disse utgjør hendelser som bedriften må jobbe videre med som en 1.prioritet. Dette er hendelser som kan påføre bedriften store skader og problemer. Diagonalen utgjør de hendelser som det må settes opp en plan for videre bearbeiding for å komme ned på et lavere risikonivå. De tre feltene som ligger under diagonalen er risikoer som bedriften kan leve videre med uten ytterligere tiltak, men som likevel må holdes under observasjon og eventuelt gjennomgås for endelig å avklare om det er en risiko bedriften ønsker å leve videre med.

For alle avdelingene settes hver hendelse inn i avdelingens matrise. Dette gir en klar oversikt over avdelingens risikoprofil. For videre detaljer om dette vises det til selve kartleggingen.

Konsekvens      

stor

bearbeides

1. prioritet

1. prioritet

middels

observeres

bearbeides

1. prioritet

liten

observeres

observeres

bearbeides

  liten middels stor
      Sannsynlighet

Type hendelse Sannsynlighet Konsekvens Årsak Nr.

Brann i truck

stor

liten

Det har vært flere tilfeller. Konsekvensen er liten fordi dette ikke vil føre til brannspredning.

1

Brann i elektrisk kabling

liten

 

stor

Konsekvensene et at dette kan gi en lengre stans i anlegget.

2

Brann i vifte i trafostasjon

liten

 

middels

Får en brann i vifta spre seg kan dette forårsake en begrenset brann.

3

Brann i kjemikalielageret

stor

liten

Brann kan lett forårsakes ved uhell.

4

Fall mot lavere nivå

stor

stor

Fall kan skje i forbindelse med montasjearbeid

5

Støy

liten

liten

Forutsatt bruk av pålagt verneutstyr i form av øreklokker

6

Kollisjon, hjullaster

stor

stor

Dette er et problem for eksterne som ikke kjenner arbeidsrutiner. Eksterne er de som skal losse og folk på "avveie".

7

Gasser/damper fra malingsanlegget

stor

liten

Dette er et ytre miljø problem som medfører reaksjoner fra naboer. Gir dårlig omdømme i nærmiljø.

8

Sykdom/fravær effekt på produksjon

liten

liten

Har fleksibel stab og driver en viss form for jobbrotasjon slik at arbeid kan gjennomføres av andre

9

Stress

middels

liten

Dette kan oppstå pga. liten informasjon om behov for overtid i nær fremtid. Medfører stort arbeidspress i perioder.

10

AVDELINGENS RISIKOMATRISE:

Konsekvens      
stor

2

x

5, 7

middels

3

x

x

liten

 6, 9

10

1, 4, 8

liten   middels stor
      Sannsynlighet

X angir feltet og dets farge.

Tallene angir hvor i matrisen den uønskede hendelsen/tilstanden plasseres.

Konklusjonen vi kan trekke av denne matrisen er at avdelingen har et middels risikonivå. Det er ikke mange risikoer som må bearbeides umiddelbart.

For denne avdelingen må følgende tiltak gjennomføres.

Konklusjon må trekkes etter risikogjennomgangen. Her kan vi si at dette er en avdeling/bedrift med en relativt lav risiko. Risikoanalysen dokumenterer tilstanden på bedriften og er en bekreftelse på at denne er tilfredsstillende med enkelte små unntak. Dette er i seg selv et viktig resultat.

Denne måten å gjennomføre en risikokartlegging på er repeterbar for bedriften ved å følge denne malen. Dette vil forenkle dette arbeidet for bedriften ved senere risikokartlegginger. Å bruke de ansatte aktivt i dette arbeidet er effektivt og man vil få et bredt og riktig bilde av risikoen, samtidig som de ansatte får muligheten til å påvirke sin egen avdelings risikonivå.

Andre effekter som positiv påvirkning av arbeidsmiljøets psykososiale forhold ved å benytte denne modellen, er ikke tatt med i denne kartleggingen. Det vil mest sannsynlig ha en positiv effekt og kan være utgangspunkt for videre arbeid/bearbeiding av det psykososiale arbeidsmiljøet i en bedrift.

Kontrollspørsmål:

  1. Hvem bør være med på en kartlegging som dette?

  2. Sammenlign denne metoden med den dere bruker

Psykososiale risikovurderinger

Vi kommer her inn på arbeidstidsbestemmelser, klarhet i krav, arbeidsbelastning, hjelp og støtte, samarbeidsforhold, pauser, hvilerom, brukervennlig teknikk, krav til konsentrasjon og presisjon etc. etc.

Dette er et tema med mange muligheter. Det er nok riktig å forsøke å bruke enkle teknikker om mulig, og vi anbefaler enkle sjekklister for de forhold som tas opp i Arbeidsmiljøloven. Forhold vedr. samarbeid bør man kunne snakke om, f. eks. i samtalegrupper eller på avdelingsmøter. Erfaringen fra mange arbeidsplasser viser at dette er mulig. Samtidig vet vi at dette er et område der dype konflikter kan oppstå. Det er mange unnlatelser på dette området - eventuelle problemer skal fram her også!

Momenter i denne sammenheng kan være:

Kontrollspørsmål:

  1. Sett opp de 4 største utfordringene innen psykososialt arbeid for dere.

  2. Hvordan får man rede på om mobbing foregår på en arbeidsplass?